Contabilidad para Restaurantes
La contabilidad de tu local no nace en una planilla: nace en cada venta, cada compra y cada merma. NexoGourmet la lleva con la operación real como fuente y le entrega a tu contador los documentos que necesita.
Por qué un restaurante lleva contabilidad completa
Un local de gastronomía es contribuyente de Primera Categoría y tributa sobre renta efectiva acreditada con contabilidad fidedigna. La renta presunta, que sí existe para agricultura, transporte y minería, no aplica al rubro: no hay atajo, hay que llevar los libros.
Y fidedigna no significa solamente cuadrada. La carga de la prueba es del contribuyente, así que cada asiento tiene que poder respaldarse con el documento que lo originó. Por eso la contabilidad de NexoGourmet no se escribe a mano a fin de mes: se construye desde los documentos que tu local ya emite y recibe.
Para qué regímenes está preparado
El régimen tributario de tu empresa cambia las reglas: si la base es devengada o percibida, si corresponde corrección monetaria, qué registros empresariales hay que llevar. En NexoGourmet el régimen se configura por empresa, no viene fijo, y el sistema aplica las reglas que correspondan a esa configuración.
| 14 A Semi Integrado | 14 D N°3 Pro Pyme | 14 D N°8 Transparente | |
|---|---|---|---|
| Contabilidad | Completa, obligatoria | Completa, con opción simplificada | Liberado de completa |
| Base | Devengada | Percibida (caja) | Percibida (caja) |
| Corrección monetaria | Sí | No | No |
| Registros empresariales | RAI, DDAN, REX y SAC | RAI, REX y SAC | Liberado |
| Impuesto de primera categoría | Lo paga la empresa | Lo paga la empresa, con tasa menor | Lo pagan los dueños |
La mayoría de los restaurantes PYME cae en alguno de los dos regímenes Pro Pyme, que trabajan sobre base caja y sin corrección monetaria. Eso simplifica mucho el trabajo mensual, y es la razón por la que el sistema parte de ahí. Si tu empresa está en 14 A, el módulo igual opera: cambia la base y los registros que lleva.
La tasa de impuesto de primera categoría se parametriza por año y por régimen, no está escrita en el código. Es la única forma de que un cambio de ley no te deje con un número viejo durante doce meses.
Los documentos que prepara
El módulo trabaja en dos capas: la financiera, que es la contabilidad propiamente tal, y la tributaria, que parte del resultado financiero y le aplica los ajustes que exige la ley. Son dos capas y no una porque adoptar un marco contable no modifica la norma tributaria.
Capa financiera
- Plan de cuentas propio, con sub-cuentas y mantenedor.
- Asientos de partida doble, con correlativo y cuadre obligatorio.
- Libro Diario y Libro Mayor.
- Balance de 8 columnas: sumas, saldos, inventario y resultados.
- Balance general y estado de resultados.
- Exportación de todos los estados a PDF y Excel.
Capa tributaria
- Renta líquida imponible con agregados y deducciones.
- IVA mensual: débito, crédito y remanente para el F29.
- PPM con la tasa que corresponde a tu empresa.
- Impuesto de primera categoría por año y régimen.
- Cierre del ejercicio con la cuenta que definas.
- Insumos para el F22 de renta anual.
Una aclaración que preferimos hacer antes y no después
NexoGourmet prepara los insumos, no presenta las declaraciones. El F29 y el F22 los declara y firma tu contador ante el SII, igual que la elección de régimen o el criterio para clasificar un gasto rechazado. Lo que cambia es de dónde saca los números: en vez de pedirte planillas y facturas sueltas, entra al sistema y los tiene cuadrados con la operación del local.
De dónde salen los números
Acá está la diferencia con una contabilidad llevada aparte. Los asientos no se digitan: se generan desde lo que ya pasó en el local, con trazabilidad hasta el documento que los originó.
Ventas del día
Cada documento tributario emitido en el local entra como venta, con su neto, su IVA y su exento separados.
Costo de lo vendido
Las recetas convierten cada plato vendido en el costo de sus insumos, no en una estimación de fin de mes.
Compras a proveedores
Las facturas de compra que registras alimentan el crédito fiscal y el costo del período.
Sueldos del equipo
Las remuneraciones del módulo de RRHH bajan como gasto, con sus retenciones separadas.
Mermas registradas
Lo que se pierde queda contabilizado con su causa, en vez de aparecer como un descuadre sin explicación.
Diferencias de caja
Los descuadres del arqueo quedan registrados con su turno y su responsable.
Cada asiento queda con su correlativo, su período y su documento de respaldo. No se borra: si hay un error, se anula con un contra-asiento y queda el rastro de las dos operaciones. Es lo que exige una contabilidad fidedigna y, de paso, lo que hace que un descuadre se pueda explicar en vez de discutir.
Informes de rentabilidad: cuánto vendiste y cuánto ganaste
La pregunta que un dueño de local no puede responder con el reporte de ventas es la más importante: de todo lo que entró, cuánto quedó. Eso se ve en dos niveles, y el sistema entrega los dos.
| Nivel | Qué informe | Qué pregunta responde |
|---|---|---|
| Contable | Estado de resultados del período | Cuánto ganó o perdió la empresa, con ingresos, costo de ventas y gastos separados |
| Contable | Balance general y de 8 columnas | Qué tiene y qué debe el negocio a una fecha |
| Operativo | Margen por producto y costo por plato | Qué platos dejan plata y cuáles se venden mucho dejando poco |
| Operativo | Food cost y mermas por causa | Cuánto de tu costo se está yendo en pérdidas evitables |
| Operativo | Ventas por hora, canal y sucursal | Dónde y cuándo se genera realmente tu resultado |
El estado de resultados te dice si el mes cerró bien. Los reportes de margen te dicen por qué: qué plato se vende mucho y deja poco, qué insumo subió de precio sin que ajustaras la carta, en qué turno se concentran las mermas. Ver el detalle en control de inventario y recetas.
Qué hace el sistema y qué hace tu contador
Ningún software reemplaza el criterio profesional de un contador, y desconfía del que te diga lo contrario. Este es el reparto real de responsabilidades:
| Tarea | Lo hace NexoGourmet | Lo hace tu contador |
|---|---|---|
| Registrar la operación en asientos | Sí | Revisa |
| Libros, balances y estado de resultados | Sí | Revisa |
| Insumos de IVA, PPM y renta líquida | Sí | Valida |
| Declarar y firmar el F29 y el F22 | No | Sí |
| Elegir o cambiar el régimen tributario | No, lo configura | Sí |
| Criterio profesional: gastos rechazados, vidas útiles, provisiones | No | Sí |
En qué plan viene
La contabilidad está incluida en el Plan Corporativo, junto con multisucursal, multibodega y kardex, RRHH y remuneraciones, tesorería y órdenes de compra, y la API para conectar con otras herramientas de la administración central.
Se gestiona a nivel de empresa, no de sucursal: si tienes varios locales bajo el mismo RUT, la contabilidad es una sola y consolida lo que ocurre en todos.
Preguntas frecuentes
¿Reemplaza a mi contador?
No, y no debería. Le cambia el insumo: en vez de reconstruir el mes con planillas y documentos sueltos, trabaja sobre una contabilidad que ya está cuadrada con la operación. El criterio, las declaraciones y la firma siguen siendo suyas.
¿Sirve si mi empresa está en régimen Pro Pyme Transparente?
Sí. Ese régimen está liberado de contabilidad completa, corrección monetaria y registros empresariales, y trabaja sobre base caja. El módulo se configura para ese régimen y aplica esas reglas. Muchos locales igual llevan contabilidad completa por decisión propia, porque es lo que les permite ver la rentabilidad real.
¿Tengo que cargar las ventas a mano?
No. Las ventas entran desde los documentos tributarios que tu local ya emite, y las compras desde las facturas de proveedores que registras. Lo que se carga manualmente son los ajustes de criterio del contador, que es justamente donde tiene que haber una persona decidiendo.
¿Puedo exportar los libros?
Sí, los estados contables se exportan a PDF y Excel para entregárselos a tu contador o a quien te los pida.
¿Y si tengo varias sucursales?
La contabilidad es de la empresa y consolida todas sus sucursales. Cada movimiento queda identificado con el local donde ocurrió, así que puedes ver el resultado consolidado y también revisar local por local. Más sobre eso en cómo controlar un restaurante con varias sucursales.
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